Sejak Undang-undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) resmi berlaku pada Oktober 2024, banyak organisasi di Indonesia mulai menyusun langkah konkret untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi tersebut. Namun dalam praktiknya, ada satu pertanyaan menarik yang muncul; seperti apa bentuk tata kelola Pelindungan Data Pribadi (PDP) yang ideal? Apakah sebaiknya bersifat centralized, decentralized, atau hybrid?.

Pemilihan model tata kelola PDP tentu tidak bisa disamaratakan. Setiap organisasi memiliki struktur, proses bisnis, dan risiko yang berbeda. Oleh karena itu, penting untuk memahami kelebihan dan tantangan dari masing-masing pendekatan sebelum menentukan strategi yang tepat.

1. Centralized: Semua Terkonsentrasi di Pusat

Model centralized menempatkan seluruh tanggung jawab pengelolaan PDP di satu unit pusat, biasanya tim Pejabat/Petugas Pelindungan Data Pribadi atau Data Protection Office (DPO Office) yang berada di kantor pusat atau holding. Semua kebijakan, pelaksanaan kepatuhan/ compliance, penanganan insiden, hingga pelatihan dikelola secara terpusat. Contohnya adalah perusahaan holding yang memiliki beberapa perusahaan, namun semua pelaksanaan Pelindungan Data Pribadi dikelola dari kantor pusat/holding. Dalam model ini, kantor pusat/holding menjadi pusat kendali untuk seluruh kebijakan dan strategi PDP, sementara perusahaan anak hanya sebagai pelaksana. Keunggulannya adalah kontrol yang kuat dan konsistensi kebijakan di seluruh organisasi. Namun, tantangannya adalah kurangnya fleksibilitas untuk menyesuaikan implementasi PDP di perusahaan atau unit operasional yang memiliki kebutuhan unik.

2. Decentralized: Otonomi Tiap Unit

Sebaliknya, model decentralized memberikan kewenangan lebih besar kepada masing-masing unit atau entitas regional untuk mengelola kepatuhan terhadap PDP. DPO tetap ada, namun lebih berperan sebagai penasihat atau fasilitator. Pendekatan ini umum diterapkan di perusahaan multinasional, di mana tiap anak perusahaan di negara berbeda memiliki kebijakan dan sistem Pelindungan Data Pribadi masing-masing yang disesuaikan dengan hukum lokal. Keunggulan model ini adalah fleksibilitas tinggi dan respons cepat terhadap konteks lokal. Namun, tantangannya adalah potensi inkonsistensi dan informasi yang tidak sama (silo informasi) pada tiap perusahaan.

3. Hybrid: Kombinasi yang Seimbang

Model hybrid menggabungkan keunggulan centralized dan decentralized, di mana tata kelola dan pelaksanaan implementasi Pelindungan Data Pribadi pada satu perusahaan dan perusahaan lain dapat berbeda sesuai dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan. Maka, dapat saja perusahaan satu mengimplementasi tata kelola centralized yang dikelola holding, sedangkan perusahaan lain dalam holding yang sama mengelola pelindungan data pribadi secara mandiri (decentralized).

Kesimpulan

Salah satu faktor keberhasilan implementasi Pelindungan Data Pribadi bergantung pada pelaksanaan tata kelola yang sesuai dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Baik centralized, decentralized, maupun hybrid memiliki keunggulan dan kekurangannya sehingga penerapan yang tepat menjadi kunci.

Penulis:

Adhi Prasetyo Utomo, S.H., LL.M.

Privacy Consultant PRIVASIMU

Sumber:

International Association of Privacy Professionals, Certified Information Privacy Manager (CIPM) Body of Knowledge, IAPP, 2019.